ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH - Novatop

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Spółka AGROP NOVA a.s. z siedzibą w Ptenský Dvorek 99, 79843, Ptení, REGON: 26243237, NIP: CZ26243237 wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Wojewódzki w Brnie, wydział B, wkładka 3590, dalej tylko „Administrator” oświadcza, że wszelkie przetwarzane dane osobowe w spółce AGROP NOVA a.s są traktowane jako ściśle poufne i są one przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych, w szczególności z ustawą nr 101/2000 Sb o ochronie danych osobowych  w brzmieniu późniejszych przepisów (dalej tylko jako „Ustawa”) oraz dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz o swobodnym ruchu tych danych oraz o unieważnieniu dyrektywy 95/46/ES (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) dalej tylko „Dyrektywa”.

Niniejsze zasady przetwarzania danych osobowych dotyczą wszystkich danych osobowych zgromadzonych przez spółkę AGROP NOVA a.s na podstawie realizacji stosunków umownych, zobowiązań prawnych,  uzasadnionych interesówlub udzielonej zgody i opisują sposoby wykorzystywania i ochrony danych osobowych przez spółkę AGROP NOVA a.s.

PODSTAWOWE ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Przy przetwarzaniu danych osobowych ich Administrator przestrzega następujące zasady:

  • ZASADA LEGALNOŚCI PRZETWARZANIA – dane osobowe są przetwarzane z prawnych powodów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz co najmniej z jednego prawnego tytułu, zgodnie z artykułem 6 ustęp 1 Dyrektywy.
  • ZASADA POPRAWNOŚCI I TRANSPARENTNOŚCI PRZETWARZANIA – wszelkie informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych są opracowane w sposób zwięzły, są łatwo dostępne i zrozumiałe.
  • ZASADA CELOWYCH OGRANICZEŃ – umożliwia przetwarzanie danych osobowych wyłącznie do celów, do jakich zostały zgromadzone i sposobami, które są z nimi zgodne.
  • ZASADA MINIMALIZACJI DANYCH – zobowiązuje do przetwarzanie danych odpowiednio i słusznie w stosunku do celów, dla których są przetwarzane.
  • ZASADA DOKŁADNOŚCI – zobowiazuje do przetwarzania jedynie danych osobowych w sposób odpowiedni i słuszny  w stosunku do celów, dla których są przetwarzane.
  • ZASADA OGRANICZONEGO PRZECHOWYWANIA – zobowiazuje do przechowywania danych osobowych wyłącznie przez okres niezbędny dla celów, dla których są przetwarzane.
  • ZASADA INTEGRALNOŚCI I POUFNOŚCI PRZETWARZANIA – zobowiazuje do zabezpieczenia danych osobowych i ochrony przed nieupoważnionym, czy też niezgodnym z prawem wykorzystaniem, utratą, zniszczeniem czy uszkodzeniem.
  • ZASADA ODPOWIEDZIALNOŚCI – zobowiazuje do umiejętności udokumentowania wszystkich powyżej wymienionych warunków,

PRZETWORZONE DANE OSOBOWE

Administrator jest uprawniony do przetwarzania następujących danych osobowych dla celów, dla których od poszczególnych podmiotów danych uzyskał.

  • Nazwisko, Imię, Nazwa, Kontakt telefoniczny – są przetwarzane w celu negocjacji warunków umowy. Realizacji warunków umowy. Cele księgowe i podatkowe. Realizacja pozostałych zobowiązań wynikających z zawartej umowy. Tworzenie wewnętrznych baz danych, analiz, statystyk. Cele marketingowe. Uzasadnione interesy. Cele personalne.
  • Adres – negocjacje o zawarciu umowy, realizacja zobowiązań wynikających z umowy. Cele księgowe i podatkowe. Realizacja pozostałych zobowiązań wynikających z umowy. Cele marketingowe. Uzasadnione interesy. Cele personalne.
  • Konto bankowe – realizacja zadań wynikających z zawartej umowy, cele księgowe i podatkowe.
  • REGON, NIP – realizacja zadań wynikających z zawartej umowy, cele księgowe i podatkowe. Realizacja innych ustawowych zobowiązań podatkowych.
  • E-mail – negocjacje związane z zawarciem umowy, realizacja zobowiązań wynikających z zawartej umowy. Cele marketingowe. Uzasadnione interesy . Cele personalne.

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBIOWYCH

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora danych dla następujących celów:

  • Zawieranie, administracja oraz realizacja umów
  • Marketing oraz analiza klientów
  • Przesyłanie informacji handlowych
  • Cele podatkowe i księgowe
  • Realizacja innych zobowiązań ustawowych
  • Cele personalne
  • Realizacja umów o pracę, zobowiązań wynikających z umowy oraz zarządzanie zasobami ludzkimi

WYKAZ OSÓB PRZETWARZAJĄCYH DANE OSIOBOWE

Przetwarzającym jest osoba fizyczna lub prawna, organ władzy publicznej, agencja lub inny  podmiot, który przetwarzał dane dla Administratora.

Dane osobowe podmiotów są udostępniane w ramach spółki AGROP NOVA a.s wyłącznie uprawnionym pracownikom spółki i to tylko w zakresie niezbędnym dla celów przetwarzania. Administrator jest uprawniony udostępniać dane osobowe trzecim podmiotom, o ile jest to niezbędne w celu realizacji warunków zawartej umowy, ustawowych obowiązków lub aktywności marketingowych.

Dotyczy to tych kategorii – zewnętrzni doradcy podatkowi, prawni, oferenci usług hostingowych, operatorzy narzędzi marketingowych, oferenci narzędzi do masowego wysyłania e-maili, oferenci usług cloudowych, oferenci  oprogramowania, administratorzy IT. W konkretnych warunkach Administrator jest uprawniony do przekazania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. organom czynnym w postępowaniu karnym i innym organom władzy publicznej.

OKRES PRZECHOWYWANIA

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny dla zapewnienia praw i zobowiązań wynikających z umowy, tzn. co najmniej przez okres zapewnienia realizacji umowy a także przez okres, przez jaki spółka jest jako Administrator, zobowiązana przechowywać dane osobowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, lub przez okres na jaki Administrator uzyskał zgodę. W pozostałych przypadkach okres przetwarzania wynika z celów przetwarzania, lub jest określony przez ustawowe przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych.

KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

W ramach swoich działań Administrator przechowuje i przetwarza dane osobowe klientów, partnerów handlowych lub dostawców w celu indywidualnej identyfikacji osoby w zakresie:

  • Nazwiska,
  • Nazwy spółki
  • Adresu
  • Adresu mailowego
  • Numeru telefonu
  • Numeru konta bankowego
  • REGON-u/ NIP-u
  • Fotografii

W przypadku osób ubiegających się o  pracęoraz pracowników Administrator gromadzi dane osobowe zgodnie z przepisami prawa. Takimi danymi mogą być przekazane dane osobowe w zakresie:

  • Nazwiska
  • Adresu
  • Adresu  mailowego
  • Numeru telefonu
  • Płci
  • Nr konta bankowego
  • Daty urodzenia
  • PESELU
  • Numeru dokumentu identyfikacyjnego
  • Danych lokacyjnych – lokalizacja dróg do pracy, oraz wykorzystanie firmowych środków finansowych

PRAWA PODMIOTU DANYCH

Podmioty danych, zgodnie z Dyrektywą mają następujące prawa:

  • Prawo do bycia informowanym
  • Prawo dostępu
  • Prawo do korekty
  • Prawo do usunięcia
  • Prawo do ograniczenia wykorzystania
  • Prawo do możliwości przenoszenia danych
  • Prawo do zaskarżenia
  • Prawo związane z automatyzowanym podejmowaniem decyzji oraz profilowaniem
  • Prawo do odwołania zgody

Prawo do bycia informowanym – podmiot danych zgodnie z artykułem 15 Dyrektywy posiada prawo do uzyskania od Administratora poświadczenia, czy dane osobowe które jago dotyczą są, czy też nie są przetwarzane, a jeżeli to ma miejsce, ma prawo dostępu do tych danych osobowych oraz do następujących informacji:

  • Cel przetwarzania
  • Kategoria wykorzystywanych danych osobowych
  • Odbiorcy lub kategorie odbiorców, któremu dane osobowe zostały udostępnione lub będą udostępnione
  • Planowany okres, przez który dane osobowe będą przechowywane
  • Podmiot danych ma prawo do bycia informowanym o istnieniu prawa do korekty lub wykreślenia danych osobowych
  • Prawo zaskarżenia do urzędu nadzoru

Prawo do poświadczenia o przetwarzaniu danych osobowych oraz do informacji może być zrealizowane w formie pisemnej na adres siedziby spółki AGROP NOVA a.s. W przypadku ponownego wniosku spółka jest uprawniona do pobrania stosownej opłaty za udostępnioną kopię danych osobowych.

Prawo dostępu – podmiot danych ma prawo wystąpienia do Administratora danych o udzielenie informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, które jego dotyczą.

Prawo do korekty – zgodnie z artykułem 16 Dyrektywy podmiot danych ma prawo do tego, aby Administrator bez zbędnej zwłoki skorygował niedokładne dane, które go dotyczą. Biorąc pod uwagę cel przetwarzania danych osobowych podmiot ma prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, nawet biorąc pod uwagę dodatkowe zgłoszenie.

Prawo do usunięcia – zgodnie z artykułem 17 Dyrektywy podmiot danych ma prawo do usunięcia („prawo do zapomnienia”) danych, które go dotyczą, o ile Administrator nie przekaże uzasadnionych powodów, do przetwarzania tych danych osobowych.

Prawo do ograniczenia wykorzystania – zgodnie z artykułem 18 Dyrektywy podmiot danych do czasu załatwienia wniosku ma prawo do ograniczenia wykorzystania, o ile neguje dokładność danych osobowych, powody ich przetwarzania, lub jeśli złoży pisemny wniosek o ich nieprzetwarzanie.

Prawo do możliwości przenoszenia danych – zgodnie z artykułem 20 Dyrektywy podmiot danych ma prawo do uzyskania danych osobowych, które go dotyczą i które przez niego zostały udostępnione Administratorowi w uporządkowanym, normalnie użytkowanym i eletronicznie czytelnym formacie oraz prawo do przekazania tych danych innemu Administratorowi, nawet wówczas, kiedy ten Administrator, któremu dane zostały udostępnione będzie temu przeciwny.

Prawo do zaskarżenia – zgodnie z artykułem 21 Dyrektywy podmiotowi danych przysługuje prawo do wniesienia wniosku przeciwko przetwarzaniu jego danych osobowych z powodu uprawnionego dostępu Administratora. W przypadku, kiedy Administrator nie uzasadni, że istnieją uzasadnione powody do przetwarzania danych, które przeważają nad interesami, prawami oraz wolnościami podmiotu danych, wówczas Administrator na podstawie wniosku zakończy przetwarzanie bez zbędnej zwłoki.

Prawo związane z automatyzowanym podejmowaniem decyzji oraz profilowaniem – podmiotowi danych przysługuje prawo do nie bycia przedmiotem żadnej decyzji odnoszącej się do zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym także profilowania, które  ma dla niego skutki prawne lub w podobny sposób go dotyczy.

Prawo do odwołania zgody – podmiotowi danych przysługuje prawo do odwołania swojej zgody w dowolnej chwili. Odwołaniem zgody nie narusza się prawomocności przetwarzania wynikającego ze zgody,  która została uzyskana przed jego odwołaniem. Odwołanie musi być poczynione jasnym, zrozumiałym i konkretnym przejawem swojej woli, pisemnie lub drogą elektroniczną na adres gdpr@agrop.cz.

Wniosek może być zaakceptowany tylko w przypadku jednoznacznej identyfikacji podmiotu danych. Administrator zrealizuje skargę bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w przeciągu jednego miesiąca od daty jej przyjęcia. W wyjątkowych sytuacjach, szczególnie w przyapdku skomplikowanego żądania, Administrator jest uprawniony do przedłużenia terminu o dwa miesiące.

Uwaga: w przypadku niezasadnych lub nieuzasadnionych wniosków odnoszących się do zastosowania  praw podmiotów  danych, Administratorowi przysługuje prawo odmowy lub też ich realizację za stosowną opłatą, wynikającą z  kosztów  adminitracyjnych,  związanych z realziacją wniosku.

Prawo do zwrócenia się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W przypadku wątpliwości dotyczących  przestrzegania obowiązków związanych z ustawowym przetwarzaniem danych osobowych, podmiotowi danych przysługuje prawo zwrócenia się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgodnie z artykułem 6 Dyrektywy Administrator może bez zgody podmiotu danych przetwarzać następujące dane:

  • Przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji umowy, której stroną jest podmiot danych lub do podjęcia działań przyjętych przed zwarciem umowy na wniosek tego podmiotu danych.
  • Przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji prawnych zobowiązań, które przynależą do Administratora.
  • Przetwarzanie jest niezbędne dla ochrony istotnych życiowo praw podmiotu danych lub innej osoby fizycznej.
  • Przetwarzanie jest niezbędne dla spełnienia zadań realizowanych w interesie publicznym lub podczas realizacji praw publicznych, które zostały powierzone Administratorowi.
  • Przetwarzanie jest niezbędne do celów uzasadnionych interesów stosownego Administratora, czy też osób trzecich, z wyjątkiem przypadków, kiedy przed tymi  interesami pierwszeństwo mają intresy lub podstawowe prawa i wolności podmiotu danych, wymagające ochrony danych osobowych, szczególnie wówczas, kiedy podmiotem jest dziecko.

W przypadku jakichkolwiek pytań, komentarzy i wniosków dotyczących niniejszych Zasad należy zwrócić się do spółki AGROP NOVA a.s. za pośrednictwem adresu mailowego: gdpr@agro.cz.

Data wprowadzenia Zasad: 25.05.2018